📋 Privacy Statement GemDoc
Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2025
Versie: 1.0 (Proof of Concept)
⚠️ BELANGRIJK: GemDoc is een Proof of Concept. De huidige implementatie gebruikt een externe SaaS AI provider. Voor productie-gebruik wordt migratie naar on-premise hosting (Noaberkracht AI Straat) aanbevolen.
✅ TEST OMGEVING: Het systeem wordt momenteel getest met documenten van officielebekendmakingen.nl. Deze documenten zijn reeds openbaar gemaakt en bevatten geen persoonsgegevens. Deel geen persoonsgegevens in deze test-omgeving.
🎯 Doel van GemDoc
GemDoc is een AI-powered document intelligence tool voor Nederlandse overheidsorganisaties. Het systeem analyseert documenten automatisch op:
- Archiefwet compliance - Bewaartermijnen volgens VNG Selectielijst 2020
- WOO compliance - Wet Open Overheid openbaarheid
- Privacy (AVG) - Detectie en anonimisering van persoonsgegevens
- Toegankelijkheid - WCAG 2.1 AA conversie
🔐 Huidige Implementatie (Proof of Concept)
AI Model & Hosting
Model: Qwen 2.5 72B Instruct
Hosting: Externe SaaS provider (via API)
Context window: 16.000 tokens
⚠️ Data Processing
In de huidige Proof of Concept implementatie:
- ✅ Documenten worden tijdelijk naar een externe AI provider gestuurd voor analyse
- ✅ Documenten worden direct verwijderd na verwerking (niet opgeslagen bij provider)
- ✅ Alleen metadata wordt lokaal opgeslagen (geen volledige documenten)
- ⚠️ Data verlaat tijdelijk de gemeentelijke infrastructuur
- ⚠️ Niet geschikt voor staatsgeheime of zeer gevoelige documenten
⚠️ LET OP: Gebruik de huidige implementatie NIET voor:
- Staatsgeheime documenten
- Zeer privacy-gevoelige informatie (medische dossiers, strafrechtelijke gegevens)
- Documenten met bedrijfsgeheimen
- Productie-omgevingen zonder risico-acceptatie
🏢 Toekomstige Implementatie (Productie)
Noaberkracht AI Straat - On-Premise Hosting
🚀 Gepland voor Q1-Q2 2026
Volledige privacy door on-premise AI hosting
✅ Privacy Voordelen
| Aspect |
Huidig (SaaS) |
Toekomst (AI Straat) |
| Data locatie |
⚠️ Externe provider |
✅ Lokaal (gemeentelijk netwerk) |
| API calls |
⚠️ Externe API |
✅ Geen externe calls |
| Data processing |
⚠️ Bij derde partij |
✅ Binnen eigen infrastructuur |
| Context window |
16k tokens |
✅ 32k tokens (2x meer) |
| Performance |
20-60 sec/doc |
✅ 4-12 sec/doc (5x sneller) |
| Gevoelige documenten |
⚠️ Niet aanbevolen |
✅ Volledig veilig |
📊 Welke Data Wordt Verwerkt?
Geüploade Documenten
- Bestandsformaten: PDF, DOCX, DOC, MSG, EML
- Maximale grootte: 50 MB per bestand
- Verwerking: Tekst extractie, AI analyse
- Opslag: Tijdelijk tijdens verwerking, daarna verwijderd
Opgeslagen Metadata
GemDoc slaat alleen metadata op in data/history.json:
- ✅ Bestandsnaam (geanonimiseerd indien nodig)
- ✅ Timestamp van analyse
- ✅ Documentsoort (bijv. "Raadsbesluit")
- ✅ Bewaartermijn (bijv. "Blijvend bewaren")
- ✅ WOO classificatie (bijv. "Actief openbaar")
- ✅ Samenvatting (geanonimiseerd indien persoonsgegevens)
- ❌ GEEN volledige documenten
- ❌ GEEN persoonsgegevens (worden geanonimiseerd)
🔒 Privacy Maatregelen
Automatische Anonimisering
GemDoc detecteert en anonimiseert automatisch:
- 👤 Namen van natuurlijke personen
- 📧 Email adressen
- 📞 Telefoonnummers
- 🏠 Adressen
- 🆔 BSN nummers
- 💳 IBAN nummers
- 🚗 Kentekens
- 📅 Geboortedata
AVG Legenda
Voor elk geanonimiseerd document genereert GemDoc een AVG legenda met:
- ✅ Datum en tijd van anonimisering
- ✅ Rechtsgrondslag (AVG artikelen)
- ✅ Overzicht van geanonimiseerde gegevens
- ✅ Risico-analyse
- ✅ Bewaartermijnen
- ✅ Verantwoordelijke organisatie
Bestandsverwijdering
- ✅ Geüploade bestanden worden direct verwijderd na analyse
- ✅ Geen permanente opslag van originele documenten
- ✅ Alleen metadata wordt bewaard
👥 Wie Heeft Toegang?
Huidige Implementatie (PoC)
- Gebruikers: Medewerkers van deelnemende organisaties
- AI Provider: Tijdelijke toegang tijdens verwerking (SaaS)
- Beheerders: Systeembeheerders voor onderhoud
Toekomstige Implementatie (AI Straat)
- Gebruikers: Medewerkers van deelnemende organisaties
- AI Provider: ❌ GEEN externe toegang (lokaal gehost)
- Beheerders: Systeembeheerders binnen gemeentelijk netwerk
⏱️ Bewaartermijnen
| Data Type |
Bewaartermijn |
Reden |
| Geüploade documenten |
Direct verwijderd |
Privacy & security |
| Analyse metadata |
Volgens VNG Selectielijst 2020 |
Archiefwet compliance |
| Geanonimiseerde samenvattingen |
Volgens documentsoort |
Informatievoorziening |
| Logs & audit trail |
7 jaar |
AVG verantwoording |
🌍 Internationale Data Transfers
Huidige Implementatie (PoC)
⚠️ Let op: Data kan tijdelijk buiten de EU verwerkt worden door de SaaS AI provider. Dit gebeurt conform AVG artikel 44-50 (internationale doorgifte).
Toekomstige Implementatie (AI Straat)
✅ Geen internationale transfers: Alle data blijft binnen Nederland, binnen gemeentelijke infrastructuur.
🔐 Beveiliging
Technische Maatregelen
- ✅ HTTPS/TLS 1.3 - Versleutelde communicatie
- ✅ File validation - Controle op bestandstype en grootte
- ✅ Automatic cleanup - Directe verwijdering na verwerking
- ✅ Non-root container - Security best practices
- ✅ Rate limiting - Bescherming tegen misbruik
Organisatorische Maatregelen
- ✅ Access control - Alleen geautoriseerde gebruikers
- ✅ Logging - Audit trail van alle acties
- ✅ Monitoring - 24/7 systeembewaking
- ✅ Incident response - Procedures voor datalekken
👤 Uw Rechten (AVG)
Als betrokkene heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage - Inzicht in welke data is verwerkt
- Recht op rectificatie - Correctie van onjuiste data
- Recht op verwijdering - Verwijdering van uw data
- Recht op beperking - Beperking van verwerking
- Recht op bezwaar - Bezwaar tegen verwerking
- Recht op dataportabiliteit - Overdracht van uw data
Contact voor AVG verzoeken:
- 📧 Email: privacy@[uw-organisatie].nl
- 📞 Telefoon: [telefoonnummer]
- 🏛️ Functionaris Gegevensbescherming (FG)
📞 Contact & Vragen
Technische Vragen
- 📧 Email: support@[uw-organisatie].nl
- 📚 Documentatie: FAQ
Privacy Officer
- 📧 Email: privacy@[uw-organisatie].nl
- 🏛️ Functionaris Gegevensbescherming
Klachten
Bij klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
🔄 Wijzigingen
Dit privacy statement kan worden gewijzigd. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.
Versiegeschiedenis
- Versie 1.0 (18 oktober 2025) - Initiële versie voor Proof of Concept
📚 Meer Informatie
📌 Samenvatting:
Huidig (PoC): Data wordt tijdelijk extern verwerkt via SaaS AI. Niet geschikt voor zeer gevoelige documenten.
Toekomst (Productie): Volledige privacy door on-premise AI hosting in Noaberkracht AI Straat. Alle data blijft lokaal.